ソリューション
ソフトウェア
その他・お知らせ
本文までスキップする

電話応対は基本中の基本、です。

学生のみなさま、こんにちは。

IDAJの新卒採⽤担当の平野です。

4月に入社されたみなさんの中には、すでにOJTや他部署研修で各部署に配属された方もいらっしゃる頃かと思います。意欲的かつ積極的に日々の業務に取り組めていますか?

私がこの時期に思い出すのはただ一つ。それは、

「電話応対」。

 

私が入社したての頃(・・・遠くを見つめています)、ワンフロアに100名程度が在籍している部署で、新入社員は私たったひとり。先輩から、「まずは電話応対から慣れていこう!」と、3コールまでに率先して電話を取るように言われていました。お客様、本社、支社、そして取引パートナー、様々な人から様々な用件で99名の知らない人(=私を除く全員)にあてて電話がかかってきます。

相手の社名やお名前が聞き取れない、誰に取り次げばよいかわからない、もちろん在籍していない人に対しても電話がかかってきますので、その案件をどの部署や人に引き渡していいかわからない、尊敬語や謙譲語の使い分けがうまくできない・・・とにかく「ない、ない、ない」づくし。ほとんど毎晩、“電話がじゃんじゃん鳴っていて、それを処理しきれない自分”という夢を見ていました。今思うと、結構、追い込まれていたかも。

 

みなさんは、いかがでしょうか?

 

コミュニケーションの手段は複数あり、対面、電話、FAX、電子メールなどが代表的ですが、今のビジネスシーンでは、電子メールを代表とする文字によるコミュニケーションが多数を占めるようになってきたようです。そんな中で私は、対面や電話という相手と直接的な交流ができる手段の重要性が、これまでに比べて増しているように感じています。普段言い慣れない電話ならではの言い回しを用いて、尊敬語や謙譲語に配慮しながらお話するのは、最初のうちは簡単でないかもしれませんが、どんな業種・職種であっても“電話”という手段を使わずにはいられません。少なくとも、今日は。電話ならではの言い回しや尊敬語・謙譲語の練習は、もちろんなさっているとは思いますので、それ以外の実践的なお話をさせていただきます。

 

自分の会社の略称などを含めた部署名、自分が電話をとりつぐべき範囲のメンバーの名前を暗記

 

電話は、皆さんのタイミングの良いときを見計らってかかってくることはありません。いつも、突然ベルが鳴ります。ですが、相手が名指しする部署・氏名が記憶されていれば、ひとまず冷静に相手の話を聞くことができます。まずは、覚えましょう。

 

通話内容を書くためのメモの準備

 

電話応対に慣れるまで、私は、電話を受けた日時、かかってきた相手の社名・氏名、取り次ぐべき相手、電話をかけなおす場合の連絡先など、必要最低限の情報を一行でまとめるためのノートを常に手元に準備していました。まずは、そこに書いてから電話を取り次いだり、伝言メモを書いていたのです。そうすると、よく電話がかかってくるお客様、取り次ぎ先(同僚)、用件などが徐々にわかってきました。万が一、相手の電話番号を聞き忘れた時には、過去のメモが役立つこともありました。面倒かもしれませんが、ヒアリングした内容を簡潔にまとめておきましょう。

 

電話での会話に集中

 

先ほどもご説明したように、電話は、皆さんの作業がひと段落するときだけにかかってくるわけではありません。電話を取るときは、これまでやっていた作業の手をとめて、通話内容を聞き取ることに集中してください。先輩の様子を観察していると、他の作業と同時に進めていることがあり、まねしたくなりますが、電話応対になれるまでは、それは絶対にしないでください。とにかく、会話に集中しましょう。

 

電話応対を始めると、各段に会社のことが良く理解できるようになります。皆さんがその会社で成長するための基礎知識を身に着けるには、絶好の機会ですので、恐れずに毎日こつこつと取り組んでくださいね。

 

 

 

IDAJは、採用情報をリクナビで掲載しています。

先輩社員にインタビュー

そして、ベテランの域に達した社員のインタビュー動画は、弊社のWebサイトで公開しています。簡単な登録だけで閲覧できますので、こちらもどうぞご覧になってみてください。

社員インタビュー(動画)

 

【インターンシップお申し込み】こちらから

【会社説明会お申し込み】こちらから

 

■株式会社IDAJ

新卒採用担当 平野